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PR005-Gerenciar defesa

  • 1. Preparar exemplares

    1.1 Elaborar tese ou defesa
    Responsável: Aluno
    Referência: Diretrizes
    Regulamento do Programa (CCP)
    Descrição: O aluno deverá preparar sua dissertação/tese de acordo com as diretrizes utilizadas pela USP para confecção de teses e dissertações e atender as exigências e regras do regulamento do Programa (CCP).
    ATENÇÃO: No caso de dissertação/tese redigida e defendida em inglês, ficou estabelecido pela Biblioteca Central da EESC e pelo Serviço de Pós-Graduação da EESC que a etiqueta da capa, a folha de rosto e a ficha catalográfica devem estar no mesmo idioma da tese/dissertação, ou seja, em inglês.
    Lembrando que além do “abstract“, o aluno deverá fazer o resumo que deverá estar todo em português, incluindo o título. 

    1.2 Imprimir Exemplares
    Responsável: Aluno
    Descrição: A impressão dos exemplares (de defesa e definitivo) deve ser feita em frente-e-verso. Em casos excepcionais, deverá haver uma justificativa do aluno e do orientador à CPG.

    1.3 Elaborar ficha catalográfica
    Responsável: Aluno
    Referência: http://www.eesc.usp.br/fichacatalografica
    Descrição: O aluno deverá elaborar a ficha catalográfica pelo site da Biblioteca da EESC (há um tutorial de ajuda no rodapé da página) ou solicitar a elaboração da mesma na própria Biblioteca da EESC.
    ATENÇÃO: No caso em que a dissertação/tese for redigida e defendida em inglês, a ficha catalográfica deverá ser em inglês. 

    1.4 Solicitar encadernação
    Responsável: Aluno/secretaria
    Referência: PA060_modelo_etiqueta
    Descrição: O aluno deverá entrar em contato com a secretaria do Programa para informar sobre a necessidade da encadernação dos exemplares de defesa, pelo menos 7 (sete) dias antes de levá-los para encadernar no Serviço de Apoio às Publicações (Gráfica) da EESC. Após o aluno informar a secretaria, a secretaria deverá encaminhar a solicitação de serviço (encadernação) para Assistência Técnica Administrativa da EESC que, após autorizar o serviço, enviará a autorização para o Serviço de Apoio às Publicações (Gráfica) da EESC .
    Obs.: caso o aluno não atenda o prazo mínimo exigido, a secretaria não se responsabiliza pela não realização do serviço e, consequentemente, não realização do depósito.

    1.5 Adquirir capa padrão da EESC
    Responsável: Aluno
    Descrição: O aluno deverá pagar pela capa padrão da EESC. A capa deve ser adquirida pelo aluno no Serviço de Apoio às Publicações (Gráfica) da EESC, no momento em que levar o exemplar para encadernar.

    2. Sugerir Comissão julgadora (banca) e data de defesa

    2.1 Sugerir membros da banca e data da defesa
    Responsável: Orientador
    Referência: RR007_composiçao_banca
    Regimento Geral de Pós-Graduação da USP
    Descrição: O orientador deverá sugerir os membros para a banca e a data  para a defesa, conforme a RR007, atendendo as exigência do Regimento Geral de Pós-Graduação da USP (DAS COMISSÕES JULGADORAS E DO JULGAMENTO DAS DISSERTAÇÕES E TESES). Será necessário conferir junto à secretaria se os membros externos que se pretende convidar possuem cadastro no Programa.

    2.2 Cadastrar membro externo
    Responsável: Secretaria/membro externo/orientador
    Referência: PA016_cadastro_membro_externo
    Descrição: Em caso de membros que não possuam cadastro no sistema da USP, o PA016 deverá ser preenchido pelo membro externo e enviado/entregue na secretaria, com a máxima antecedência. Se houver algum erro no preenchimento do PA016, a secretaria deverá entrar em contato com o membro.

    2.3 Formalizar defesa – preenchimento do formulário
    Responsável: Orientador/Aluno
    Referência: PA021_formulario_defesa
    Descrição: O orientador e o aluno deverão preencher o formulário e enviá-lo/entregá-lo na secretaria.
    ATENÇÃO: No caso de dissertação/tese redigida e defendida em inglês, neste documento o aluno deverá informar o título em inglês e em português.

    2.4 Inserir na pauta da reunião
    Responsável: CCP
    Descrição: A secretaria deverá inserir a sugestão da banca na pauta da próxima reunião da CCP. Em casos excepcionais, a sugestão da banca (para a CPG) poderá ser “ad-referendum” da CCP apenas em caso de a data da reunião ultrapassar o prazo do aluno.

    2.5 Definir a banca e encaminhá-la para a CPG
    Responsável: CCP
    Descrição: Os membros da CCP deverão definir a banca (membros titulares e os suplentes).

    3. Realização do depósito e entrega dos exemplares

    3.1 Realizar o depósito
    Responsável: Aluno
    Referência: PA021_formulario_defesa;
    Regimento Geral de Pós-Graduação da USP 
    Regulamento do Programa (CCP)
    Descrição: O depósito deverá ser realizado pelo(a) aluno(a) diretamente no Serviço de Pós-Graduação (SVPosGr) da Escola de Engenharia de São Carlos – USP até sua data limite regimental (sistema Janus).

    No Serviço de Pós-Graduação da EESC o(a) aluno(a) deverá entregar os seguintes documentos:

    • 01 exemplar impresso com ficha catalográfica, encadernado com capa padrão EESC – azul para o Mestrado e amarela para o Doutorado – e etiquetado;
    • 01 exemplar da dissertação/tese (formato PDF) em CD;
    • Carta de encaminhamento do exemplar assinada pelo orientador e pelo coordenador do PPG-SEP *
    • Cópia do RG – não será aceito outro documento de identificação;
    • Cópia do RNE atualizado (para alunos estrangeiros);
    • Cópia do Histórico Escolar da Graduação;
    • Cópia do Diploma de Graduação (Frente e Verso);
    • Cópia da Certidão de Nascimento/ Casamento.
    • Cópia do Diploma do Mestrado (no caso de aluno de Doutorado)

    Na secretaria do Programa o aluno deverá entregar, no mesmo dia em que for realizar o depósito no Serviço de Pós-Graduação da EESC, APENAS os seguintes documentos:

    • 01 exemplar da dissertação (formato PDF) em CD ou por e-mail;
    • Formulário de defesa (PA021);
    • Cópia do comprovante da submissão de pelo menos 1 artigo em periódico com JCR em que o (a) estudante figure como autor, juntamente com seu orientador.

    ATENÇÃO: *Para a emissão da carta de encaminhamento do exemplar o aluno deverá enviar um e-mail para: posgraduacao.producao@eesc.usp.br, no mínimo 7 dias de antecedência da data prevista para o depósito, solicitando o documento e informando o título definitivo da dissertação/tese. Não é possível realizar o depósito sem tal documento, devidamente assinado.

    3.1 Entrega dos exemplares para os membros da banca
    Responsável: Orientador/Aluno
    Descrição: A entrega dos exemplares para os membros da banca poderá ser em formato PDF ou de forma impressa (caso o membro ou orientador exija).
    O envio do arquivo em formato PDF será de responsabilidade do(a) aluno(a) e/ou do(a) orientador(a). A entrega da versão impressa (se exigida) será de responsabilidade da secretaria.
    Obs.: Nos casos em que os exemplares impressos forem exigidos, tais exemplares deverão ser entregues na secretaria do Programa no mesmo dia do depósito.

    4. Preparar e encaminhar a documentação de defesa para CPG

    4.1 Encaminhar banca (comissão julgadora) para a CPG
    Responsável: Secretaria
    Referência: http://www.ppgdocs.eesc.usp.br/
    Descrição: A secretaria deverá preencher, no PPG Docs da EESC, os ofícios de encaminhamento de banca, coletar a assinatura do coordenador do Programa e enviar tais documentos para a CPG.
    Obs.: Apenas os funcionários habilitados pelo SVPosGr têm acesso ao PPG Docs

    4.2 Aprovar banca
    Responsável: CPG
    Descrição: Caberá a CPG aprovar ou não a banca sugerida pela CCP.

    4.3 Solicitar defesa por videoconferência
    Responsável: Secretaria/Orientador/Aluno
    Referência: http://www.ppgdocs.eesc.usp.br/
    Descrição: A secretaria deverá ser informada caso haja a necessidade de algum docente participar por videoconferência. Assim que informada, a secretaria deverá preencher, no PPG Docs da EESC, o ofício de participar por videoconferência, coletar a assinatura do coordenador do Programa e enviar o documento para o SVPosGR.

    5. Enviar ficha de cadastramento à Tesouraria da EESC
    Responsável: Secretaria
    Referência: PA027_mail_padrao_pagadoria;
    PA016_cadastro_membro_externo.
    Descrição: Em caso de membros da banca que não possuíam cadastro, a secretaria deve enviar o PA016 para a Tesouraria da EESC conforme o PA027. Além disso, deverá arquivá-lo em formato Word, com o nome do docente.

    6. Aprovar defesa na CPG
    Responsável: CPG
    Descrição: A CPG deverá avaliar a documentação recebida e aprovar ou não a defesa. Caso aprovada a banca, o SVPGr enviará à secretaria, por e-mail,  a folha de julgamento.

    7. Providenciar verba banca

    7.1 Providenciar auxílio para membros externos
    Responsável: Secretaria/orientador/aluno
    Descrição: Caso necessário, e mediante autorização do orientador do aluno e da coordenação da CCP, poderá ser pago auxílio para algum membro externo. O pedido deverá ser enviado (pelo aluno e/ou pelo orientador) para o e-mail do Programa (posgraduacao.producao@eesc.usp.br), pelo menos, 20 dias antes  da defesa. A secretaria deverá providenciá-lo, utilizando a verba CAPES-PROAP. IT008.

    7.2 Comunicar a pagadoria a realização da banca
    Responsável: Serviço de Pós-Graduação da EESC (SVPosGr)
    Descrição: O SVPosGr deverá enviar um ofício para a pagadoria comunicando a realização da banca com o nome dos membros.

    7.3 Preparar o pagamento de honorário para todos os membros
    Responsável: Pagadoria
    Descrição: A Pagadoria recebe os editais das bancas a serem realizadas na EESC e prepara um recibo para ser assinado. Para os membros da USP, a pagadoria providencia o pagamento pelo sistema normal. Para os membros externos a pagadoria prepara um recibo a ser assinado na defesa. No caso de algum membro participar por meio de videoconferência, a pagadoria providenciará o envio do recibo com antecedência, para dar tempo de processar o pagamento.

    7.4 Conferir o encaminhamento do recibo para membro de videoconferência
    Responsável: Secretaria/Pagadoria
    Descrição: A secretaria receberá, por e-mail, o recibo da pagadoria  para que seja encaminhado ao membro externo, assinado e devolvido à secretaria por correio. Caso ainda não tenha recebido o recibo assinado, será necessário entrar em contado com o membro externo e verificar o andamento.

    8. Entregar exemplar para membros da banca
    Responsável: Secretaria
    Referência: PA067_convite_membro_defesa
    Descrição: A secretaria deverá entregar o exemplar junto com o PA067 para os membros titulares da banca da seguinte maneira:

    • Membros internos: O exemplar deve ser colocado no escaninho referente
    • Membros externos: Enviar via correio (SEDEX)

    9. Preparar Defesa

    9.1 Reservar sala
    Responsável: Secretaria/aluno
    Referência: IT042_reservar_sala
    Descrição: Para reservar a sala para a defesa, a secretaria ou o aluno (quando necessitar de videoconferência) deverão seguir a IT042.

    9.2 Confirmar banca de defesa
    Responsável: Secretaria
    Descrição: A Secretaria deverá acessar o sistema Janus e confirmar os integrantes da banca examinadora da defesa seguindo: “Aluno Regular” > “Curso do aluno” > “Banca de defesa” > inserir o numero USP ou nome do aluno > “Busca rápida” > Na área de “Banca de defesa de Tese/defesa”  inserir  a data e o local da defesa > “Salvar” > Na área de “Componentes da comissão Julgadora” selecionar os docentes que irão participar da defesa > “Salvar Banca”. Na área “Parecer da Comissão” inserir o número USP do funcionário responsável pelo relatório de defesa . “Buscar” > “Salvar”.

    9.3 Imprimir e enviar documentos
    Responsável: Secretaria
    Referência: PA056_oficio_orientacao_relatorio_defesa_quali;
    PA061_comunicado_membros_banca_candidatos.
    Pa069_certifcado_participacao_banca
    Descrição: A secretaria deverá imprimir e enviar para o presidente da banca os seguintes documentos:

    • Folha de julgamento (recebida do SVPosGr).
    • Relatório de defesa no sistema Janus.
    • Ofício para orientação de preenchimento do relatório de defesa (quando houver participante externo por vídeo conferência)(Pa056)
    • Comunicado para membros da banca e candidato (Pa061)
    • Certificado de participação em comissão julgadora (Pa069)

    Para imprimir o relatório de defesa será necessário acessar o sistema Janus “Aluno Regular” > “Curso do aluno” > “Relatório e certificado de defesa” > Inserir numero USP ou nome do aluno > “Busca rápida” > “Relatório prévio” > Inserir data da defesa > “Mostrar” > Imprimir

    9.4 Gerenciar Quadro de Horários e agendas
    Responsável: Secretaria
    Descrição: A secretaria deverá incluir toda segunda-feira as defesas que foram agendadas na semana e excluir as defesas que foram realizadas. Além disso, deverá alterar também a agenda Google, agenda SEP e o site da Pós-Graduação. Por fim, deve enviar um anexo via e-mail contendo os horários atualizados para o SVPGr, para que o serviço de copa possa providenciar arrumação da sala, café e água.

    10. Realizar defesa

    10.1 Apresentar trabalho para a banca
    Responsável: Aluno
    Descrição: O aluno deve apresentar seu trabalho para a banca.

    10.2 Avaliar trabalho e assinar relatório de defesa e folha de julgamento
    Responsável: Banca / Orientador
    Descrição: A banca deve assinar o relatório de defesa e a folha de julgamento colocando em ambos os documentos se o aluno foi aprovado ou reprovado. No caso de haver participante externo por videoconferência o orientador deve assinar em seu lugar.

    10.3 Recolher recibo e coletar assinatura da CPG para honorários USP
    Responsável: Secretaria
    Descrição: A Secretaria deve recolher o recibo e coletar a assinatura da CPG.

    10.4 Aprovar a defesa no sistema Janus
    Responsável: Secretaria
    Descrição: A Secretaria deverá aprovar a defesa no Janus seguindo os passos: “Aluno Regular” > “Curso do aluno” > “Banca de defesa”> inserir o numero USP ou nome do aluno que efetuou a defesa > “Busca rápida” > Preencher a data de defesa e o local (que estão destacados em vermelho na imagem) > “salvar” (destacado em amarelo na imagem) > selecionar na caixa de dialogo da coluna “avaliação” (destacado em vermelho na imagem) “aprovado”, para os docentes titulares > “Salvar banca” (destacado em amarelo na imagem).

    10.5 Enviar documento para CPG
    Responsável: Secretaria
    Descrição: A Secretaria deve enviar o relatório de defesa e a folha de julgamento para a CPG.

    10.6 Enviar certificado para membro externo
    Responsável: Secretaria
    Descrição: Em caso de participação de membro externo por videoconferência, a secretaria deverá enviar o certificado de participação da banca por e-mail ou via SEDEX.

    10.7 Entregar exemplar definitivo
    Responsável: Aluno/Secretaria
    Referência: RR009_entregar_exemplar_definitivo
    Descrição: O aluno deve entregar na secretaria os documentos descritos na RR009. No ato da entrega a secretaria deve conferir se está correto, informando os erros caso contrário.

    10.8 Salvar Documentos
    Responsável: Secretaria
    Descrição: A secretaria deverá escanear e salvar o recibo de honorário, relatório de defesa e a folha de julgamento devidamente assinados de acordo com o padrão.

    • RG_folha_julgamento_nome_aaaa_mm_dd
    • RG_relatorio_relatório_nome_aaaa_mm_dd
    • RG_recibo_honorário_participante_externo_nome_aaaa_mm_dd

    11. Homologar título

    11.1 Encaminhar exemplares para homologação
    Responsável: Secretaria
    Referência: IT027_Encaminhar_exemplares_para_homologação
    Descrição: A Secretaria deverá seguir a IT027 para encaminhar os exemplares para homologação.

    11.2 Homologar título
    Responsável: CPG
    Descrição: A CPG deverá efetuar a homologação do título.

    12. Inserir trabalho na biblioteca digital

    12.1 Gerar senha
    Responsável: CPG
    Descrição: A CPG deverá gerar um nome de usuário e senha da biblioteca digital e enviar por e-mail para a secretaria.

    12.2 Inserir na Biblioteca digital
    Responsável: Secretaria
    Referência: http://pandora.cisc.usp.br
    Descrição: A secretaria deverá acessar a biblioteca digital da USP e seguir os passos: “Submissão” > fazer login com o nome de usuário e senha fornecido pela CPG > A seguir o sistema fornecerá as informações necessárias para conclusão do processo.

       

  • Definir todo o procedimento necessário para alunos de pós-graduação que precisarão efetuar a defesa.