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IT006 – Comprar livros

1. Verificar na biblioteca
Responsável: Interessado
Descrição: O interessado deverá consultar na biblioteca se realmente não há o livro que deseja comprar.

2. Cotar livros
Responsável: Interessado
Descrição: O interessado deverá efetuar cotações em empresas diferentes, e deverá ser escolhida a com melhor custo beneficio. Não poderão ser comprados livros iguais.

3. Realizar pesquisa CADIN
Responsável: Interessado
Referência: www.fazenda.sp.gov.br/cadin_estadual
Descrição: O interessado deverá, por decreto estadual e legislação interna da USP, realizar-se a pesquisa CADIN estadual da empresa a ser contratada. Tal pesquisa consiste na verificação de pendências tributárias junto ao Governo do Estado de São Paulo. Caso haver alguma irregularidade o material NÃO poderá sem comprado desta empresa.

4. Informar secretaria
Responsável: Interessado
Descrição: O interessado deverá apresentar a cotação e a pesquisa CADIN à secretaria.

5. Efetuar compra
Responsável: Interessado
Descrição: O interessado deve entrar em contato com empresa e solicitar o livro de acordo com a cotação realizada anteriormente, sendo também necessário enviar os dados cadastrais da EESC para preenchimento da Nota fiscal eletrônica.

Razão social: Escola de Engenharia de São Carlos – EESC – USP
Endereço: Av. Trabalhado Sãocarlense, 400   Bairro: Pq Arnold Schimidt
Cidade: São Carlos – SP                         CEP: 13566-590
CNPJ: 63.025.530/0028-24                   IE: isenta

6. Provisionar recurso na planilha de gastos
Responsável: Secretaria
Descrição: A secretaria da PPG deve provisionar os recursos na planilha de gastos, informando o valor, o docente responsável e a data prevista para efetivação do gasto.

7. Solicitar nota fiscal eletrônica e arquivo extensão XML
Responsável: Interessado
Descrição: O interessado deverá solicitar a nota fiscal eletrônica com os dados bancários da empresa e o arquivo em extensão XML, pois esses documentos são necessários para o SVCONV efetuar o pagamento.

8. Enviar documentos a Secretaria
Responsável: Interessado
Referencia: ppg.produceesc@usp.br
Descrição: O interessado deverá encaminhar à secretaria a nota fiscal eletrônica e o arquivo em extensão XML

9. Elaborar fine
Responsável: Secretaria
Referência: PA003_modelo_fines
Descrição: A secretaria deverá preencher o PA003 com as informações da empresa.

10. Justificar nota fiscal
Responsável: Secretaria
Referência: PA004_modelo_justificativas
Descrição: A secretaria deve justificar a nota fiscal, em seu verso, de acordo com a PA004 e carimbar RECEBI.

11. Coletar assinatura CCP
Responsável: Secretaria
Descrição: A secretaria deverá encaminhar a nota fiscal para o orientador responsável pela compra ou aluno assinar no carimbo recebi e o coordenador assinar a justificativa.

12. Salvar documentos no diretório de registros
Responsável: Secretaria
Descrição: Para que toda a atividade esteja documentada a Secretaria deve salvar o fine, a nota fiscal justificada, a pesquisa CADIN e outros documentos em formato pdf nos seguintes registros:

  • RG_fine_nome_do_beneficiado_aaaa_mm_dd
  • RG_nota_fiscal_justificada_ nome_do_beneficiado _aaaa_mm_dd
  • RG_pesquisa_CADIN_ nome_do_beneficiado _aaaa_mm_dd

13. Enviar documentos ao SVCONV
Responsável: Secretaria
Referencia: svconv@sc.usp.br
Descrição: A secretaria deverá enviar por e-mail o arquivo XML e pessoalmente a nota fiscal justificada, o fine e a pesquisa CADIN, até três dias úteis antes do vencimento da compra.

14. Verificar material no ato de entrega
Responsável: Secretaria
Descrição: A secretaria deverá verificar no ato da entrega se o material comprado está em perfeito estado.

15. Onerar planilha de gastos
Responsável: Secretaria
Descrição: A secretaria deve onerar os gastos na planilha de gastos, informando o valor e o docente responsável.

16. Doar livro à biblioteca
Responsável: Interessado
Descrição: Após uso do livro, o interessado deverá doar o livro à biblioteca da USP.